O Poder Judiciário do Tocantins (PJTO) publicou a Instrução Normativa (IN) nº12/2023 que regulamenta o procedimento e o fluxo processual para o cumprimento dos atos de comunicação processual e/ou a disponibilização de sala para realização de audiências e/ou oitivas de testemunhas pelos serviços notariais e de registro, conhecidos popularmente como cartórios extrajudiciais.
A Instrução Normativa segue a Resolução Nº 21, de 21 de julho de 2021 que, dentre outros pontos, estabelece que o juiz poderá ouvir testemunhas, usando espaço físico dos cartórios extrajudiciais. Os locais podem servir também de PID- Ponto de Inclusão Digital-, como os já instalados nos municípios de Caseara e Almas, promovendo uma Justiça mais próxima do cidadão.
Para participar o responsável pelo cartório deve encaminhar um ofício à Corregedoria-Geral da Justiça, por meio do sistema GISE (Sistema de Gestão Integrada das Serventias Extrajudiciais do Tocantins) “Comunica”, dizendo sobre quais serviços vai aderir. Além disso, é preciso indicar as pessoas, cadastradas no sistema GISE, que vão cumprir os atos.
Depois que o ofício for recebido, será instaurado um processo SEI (Sistema Eletrônico de Informação), e encaminhado à Coordenadoria dos Serviços Notariais e de Registro (CSEX) para verificação do registro funcional das pessoas indicadas pela serventia extrajudicial. Os documentos dos responsáveis pelos cartórios e dos servidores sugeridos serão anexados ao processo e enviados à presidência do TJTO para confecção do termo de adesão.
Com o termo firmado, o responsável pela serventia extrajudicial prestará atendimento no município de sua localização e também nos que não
tenham serventias instaladas, ou ainda, nos que tenham cartórios extrajudiciais, mas que não tenham aderido à Instrução Normativa.