A gestão de documentos e processos administrativos e judiciais do Poder Judiciário do Tocantins deu um passo importante na manhã desta quinta-feira (23/3), quando a presidente do Tribunal de Justiça do Tocantins (TJTO), desembargadora Etelvina Maria Sampaio Felipe, ao lado de vice-presidente da Corte, desembargadora Ângela Prudente, assinou a ordem de serviço para construção do Arquivo Central do Poder Judiciário.
A obra, que tem prazo de 240 dias para ser entregue, será um marco para o Poder Judiciário tocantinense, que tem um acervo de documentos e processo administrativos e judiciais distribuído em 14 unidades, utilizando-se de espaços próprios e alugados.
“A gestão documental tem impacto positivo na preservação das informações necessárias às partes e às instituições do Poder Judiciário. Sem isso a gente perde parte da nossa história, que merece um tratamento especial. Essa obra, que é resultado de um trabalho contínuo entre gestões, será parte da preservação do patrimônio documental arquivístico do judiciário. Além disso, teremos agora um único espaço adequado para guardar o acervo físico de processos administrativas e judiciais, de forma segura dentro das diretrizes e procedimentos da arquivologia”, explicou a presidente do TJTO.
A assinatura do documento também contou com a presença do diretor de Infraestrutura e Obras do TJTO, Rogério José Canalli, do coordenador de Gestão Estratégica do Tribunal de Justiça do Tocantins (TJTO), João Ornato Benigno Brito, e de representantes da empresa responsável pela construção do prédio.
Gestão Documental
A Gestão Documental é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação, arquivamento e à destinação de documentos e processos no âmbito do Poder Judiciário, no exercício de suas atividades, inclusive as administrativas, qualquer que seja o suporte de registro da informação, conforme definição da Resolução CNJ n. 324/2020.
A Gestão Documental é regida pelos seguintes princípios e diretrizes: garantia de acesso a informações necessárias ao exercício de direitos; guarda dos dados necessários à extração de certidões acerca dos julgados, na hipótese de eliminação de autos; manutenção dos documentos em ambiente físico ou eletrônico seguro, desde sua produção e durante o período de guarda definitivo, observada cadeia de custódia ininterrupta; a classificação, a avaliação e a descrição documental mediante a utilização de normas, planos de classificação e tabelas de temporalidade documental padronizadas; a adoção de critérios de transferência e de recolhimento da documentação das unidades administrativas e judiciais para a unidade de gestão documental; e a garantia de fidedignidade, integridade e presunção de autenticidade no caso de reprodução ou reformatação de documentos arquivísticos físicos e digitais.